Số hóa thủ tục, mở rộng khả năng kết nối

Trong hoạt động xuất khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ, qua đó đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Vì vậy, thời gian xử lý và tính chính xác của thông tin C/O ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, thông quan và khả năng tận dụng ưu đãi tại thị trường nhập khẩu.

Cải cách thủ tục cấp C/O không thể chỉ dừng ở việc thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ trực tuyến. Điều doanh nghiệp cần là một quy trình điện tử xuyên suốt từ đăng ký thông tin thương nhân, khai báo, tiếp nhận, thẩm định đến trả kết quả; đồng thời dữ liệu phải được quản lý thống nhất và có khả năng kết nối với các hệ thống liên quan.

Bộ Công Thương đã triển khai Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) phục vụ tiếp nhận, xử lý hồ sơ C/O. Sau gần 20 năm vận hành, hệ thống được nâng cấp và hoàn thành ngày 22/12/2025, sớm hơn kế hoạch dự kiến. Từ thời điểm này, thương nhân đã có thể truy cập và khai báo hồ sơ cấp C/O điện tử trên hệ thống mới. 

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa khai báo hồ sơ trực tuyến, phát hành C/O điện tử và trao đổi dữ liệu C/O giữa các quốc gia. Đây là những cấp độ khác nhau của quá trình số hóa. Theo báo cáo của Bộ Công Thương về giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về xuất xứ hàng hóa, từ ngày 1/1/2024, một số mẫu C/O được triển khai cấp điện tử với chữ ký, con dấu điện tử và mã QR xác minh tính xác thực, như E, AJ, AANZ, AHK, RCEP, S, VC, VJ, VN-CU và CPTPP. Trong khi đó, các mẫu AI, EUR.1, EUR.1 UK, EAV và X vẫn được cấp dưới dạng bản giấy.

Ở cấp độ kết nối quốc tế, Việt Nam và Hàn Quốc đã trao đổi dữ liệu C/O điện tử đối với mẫu VK và AK thông qua hệ thống EODES từ ngày 1/7/2023. Đối với C/O mẫu D trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN (ATIGA), Bộ Công Thương cũng triển khai quy trình cấp qua Internet để phục vụ trao đổi với các nước ASEAN. 

Những bước triển khai này cho thấy số hóa C/O đã có nền tảng, nhưng chưa đồng đều giữa các mẫu chứng nhận và thị trường. Vì vậy, yêu cầu đặt ra không chỉ là mở rộng số lượng mẫu C/O điện tử, mà còn phải bảo đảm khả năng xác thực, tra cứu và trao đổi dữ liệu. Chứng từ được phát hành trên môi trường số chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi cơ quan tiếp nhận ở nước nhập khẩu có thể kiểm tra, đối chiếu thuận lợi.

Công nghệ không thay thế năng lực chứng minh xuất xứ

Yêu cầu hoàn thiện hệ thống càng rõ khi thẩm quyền cấp C/O được phân cấp rộng hơn cho địa phương. Theo Thông tư số 40/2025/TT-BCT, từ ngày 1/7/2025, Cục Xuất nhập khẩu (Bộ Công Thương) và các cơ quan được UBND cấp tỉnh giao nhiệm vụ thực hiện cấp C/O theo quy định. Tiếp đó, Thông tư số 26/2026/TT-BCT tiếp tục điều chỉnh việc phân cấp, tổ chức thực hiện cấp các mẫu C/O giữa Cục Xuất nhập khẩu và UBND cấp tỉnh.

Khi nhiều cơ quan cùng tham gia tiếp nhận, xử lý hồ sơ, dữ liệu dùng chung trở thành điều kiện quan trọng để bảo đảm tính thống nhất. Nếu thông tin thương nhân, cơ sở sản xuất, hồ sơ nguyên liệu và lịch sử cấp C/O được quản lý tập trung, cơ quan cấp có thể khai thác dữ liệu đã có, hạn chế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại nhiều lần. Ngược lại, nếu mỗi đơn vị vận hành theo cách riêng, việc phân cấp có thể làm phát sinh thêm khâu hành chính dù thủ tục đã được đưa lên môi trường điện tử.

Việc kết nối eCoSys với Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN và các hệ thống trao đổi dữ liệu với đối tác thương mại cũng có ý nghĩa quan trọng. Thông tin xuất xứ được chuyển giao, xác minh thuận lợi sẽ giúp giảm phụ thuộc vào chứng từ giấy, nhất là với doanh nghiệp xuất khẩu sang nhiều thị trường.

Tuy nhiên, số hóa thủ tục không đồng nghĩa với việc tháo gỡ được mọi vướng mắc về xuất xứ. C/O chỉ xác nhận hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ cụ thể của hiệp định hoặc chế độ ưu đãi có liên quan. Muốn được cấp C/O ưu đãi, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh nguồn gốc nguyên liệu, quá trình sản xuất, tỷ lệ hàm lượng giá trị khu vực hoặc tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hóa, tùy từng mặt hàng và thị trường.

Đây mới là phần việc đòi hỏi năng lực thực chất của doanh nghiệp. Với những đơn vị sử dụng nguyên liệu nhập khẩu từ nhiều nguồn hoặc có quy trình sản xuất qua nhiều công đoạn, việc tập hợp, lưu trữ chứng từ chứng minh xuất xứ không đơn giản. Doanh nghiệp nhỏ và vừa còn có thể gặp hạn chế về nhân sự chuyên trách, hệ thống quản trị nguyên liệu và khả năng cập nhật quy tắc xuất xứ của từng FTA.

Ở chiều ngược lại, dữ liệu số càng được kết nối rộng thì yêu cầu về độ chính xác, cập nhật và bảo mật càng cao. Thông tin sai lệch từ khâu khai báo có thể ảnh hưởng đến quá trình thẩm định, cấp C/O và xác minh sau cấp. Trường hợp hàng hóa không đáp ứng quy tắc xuất xứ nhưng được khai báo không chính xác, rủi ro không chỉ dừng ở một bộ hồ sơ mà còn có thể ảnh hưởng đến việc hưởng ưu đãi thuế quan và uy tín hàng hóa Việt Nam tại thị trường nhập khẩu.

Do đó, dữ liệu C/O cần phục vụ đồng thời hai mục tiêu: tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và tăng năng lực quản lý của cơ quan nhà nước. Việc chuẩn hóa thông tin thương nhân, cơ sở sản xuất, nguyên liệu và lịch sử cấp chứng nhận sẽ giúp hạn chế khai báo trùng lặp, đồng thời hỗ trợ nhận diện hồ sơ có dấu hiệu bất thường, phục vụ kiểm tra sau cấp.

Số hóa C/O vì thế không nên chỉ được đánh giá bằng số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tuyến hay số mẫu chứng nhận đã triển khai điện tử. Thước đo quan trọng hơn là dữ liệu có được kết nối xuyên suốt, chứng từ có được đối tác tiếp nhận và xác minh thuận lợi, doanh nghiệp có thực sự giảm chi phí tuân thủ hay không. Khi hạ tầng kỹ thuật, quy trình quản lý và năng lực chứng minh xuất xứ của doanh nghiệp được cải thiện đồng bộ, C/O điện tử mới thực sự trở thành công cụ hỗ trợ xuất khẩu.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) xác nhận hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ theo quy định áp dụng. Với C/O ưu đãi, đây là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp đề nghị hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi theo các FTA. Để được cấp, doanh nghiệp phải lưu giữ và cung cấp hồ sơ chứng minh xuất xứ, trong đó có thông tin về nguyên liệu, nhà cung cấp và quá trình sản xuất. C/O không thay thế trách nhiệm chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của doanh nghiệp.